Conditions d’annulation de coach sportif : le modèle à copier
Un texte prêt à copier pour fixer tes règles d’annulation : le délai, ce qui est décompté, le retard et les imprévus. Tu choisis 12, 24 ou 48 heures, tu adaptes, tu l’envoies.
Mis à jour le
Ce texte est un modèle, pas un conseil juridique. Adapte-le à ta situation, à tes clients et à tes lieux de séance, et fais-le relire par un professionnel si tu as un doute. Les passages entre [crochets] sont à remplacer.
Choisis ton délai, copie le texte
Les trois variantes ne changent que le délai. Clique sur « Copier » : le texte est prêt à coller dans un message, un email ou un document.
Variante 24 h
La plus courante : le client a une journée pour prévenir.
Conditions d’annulation et de report des séances 1. Annuler ou déplacer sans frais Tu peux annuler ou déplacer une séance sans frais jusqu’à 24 heures avant l’heure prévue. Préviens-moi par [SMS / message / appel]. 2. Annulation tardive Si tu préviens moins de 24 heures avant la séance, elle est décomptée de ton forfait (ou facturée au prix d’une séance à l’unité si tu n’as pas de forfait). 3. Absence sans prévenir Si tu ne viens pas sans m’avoir prévenu, la séance est décomptée. 4. Retard Si tu arrives en retard, la séance se termine à l’heure prévue, pour ne pas empiéter sur la suivante. Le temps perdu n’est pas rattrapé et la séance est décomptée en entier. Au-delà de [15] minutes de retard sans nouvelles, je considère que la séance est annulée tardivement. 5. Si c’est moi qui annule Je te propose un nouveau créneau, et la séance n’est pas décomptée. 6. Force majeure En cas d’événement imprévisible et indépendant de ta volonté (maladie, accident, urgence familiale...), préviens-moi dès que possible : nous en parlons et la séance peut être reportée sans être décomptée. Je garde la décision, au cas par cas. 7. À partir de quand Ces conditions s’appliquent dès ta première séance. Tu les acceptes en réservant.
Variante 12 h
Souple : adaptée aux séances prises à la dernière minute ou aux horaires changeants.
Conditions d’annulation et de report des séances 1. Annuler ou déplacer sans frais Tu peux annuler ou déplacer une séance sans frais jusqu’à 12 heures avant l’heure prévue. Préviens-moi par [SMS / message / appel]. 2. Annulation tardive Si tu préviens moins de 12 heures avant la séance, elle est décomptée de ton forfait (ou facturée au prix d’une séance à l’unité si tu n’as pas de forfait). 3. Absence sans prévenir Si tu ne viens pas sans m’avoir prévenu, la séance est décomptée. 4. Retard Si tu arrives en retard, la séance se termine à l’heure prévue, pour ne pas empiéter sur la suivante. Le temps perdu n’est pas rattrapé et la séance est décomptée en entier. Au-delà de [15] minutes de retard sans nouvelles, je considère que la séance est annulée tardivement. 5. Si c’est moi qui annule Je te propose un nouveau créneau, et la séance n’est pas décomptée. 6. Force majeure En cas d’événement imprévisible et indépendant de ta volonté (maladie, accident, urgence familiale...), préviens-moi dès que possible : nous en parlons et la séance peut être reportée sans être décomptée. Je garde la décision, au cas par cas. 7. À partir de quand Ces conditions s’appliquent dès ta première séance. Tu les acceptes en réservant.
Variante 48 h
Stricte : pour un planning chargé ou des séances à domicile qui demandent un trajet.
Conditions d’annulation et de report des séances 1. Annuler ou déplacer sans frais Tu peux annuler ou déplacer une séance sans frais jusqu’à 48 heures avant l’heure prévue. Préviens-moi par [SMS / message / appel]. 2. Annulation tardive Si tu préviens moins de 48 heures avant la séance, elle est décomptée de ton forfait (ou facturée au prix d’une séance à l’unité si tu n’as pas de forfait). 3. Absence sans prévenir Si tu ne viens pas sans m’avoir prévenu, la séance est décomptée. 4. Retard Si tu arrives en retard, la séance se termine à l’heure prévue, pour ne pas empiéter sur la suivante. Le temps perdu n’est pas rattrapé et la séance est décomptée en entier. Au-delà de [15] minutes de retard sans nouvelles, je considère que la séance est annulée tardivement. 5. Si c’est moi qui annule Je te propose un nouveau créneau, et la séance n’est pas décomptée. 6. Force majeure En cas d’événement imprévisible et indépendant de ta volonté (maladie, accident, urgence familiale...), préviens-moi dès que possible : nous en parlons et la séance peut être reportée sans être décomptée. Je garde la décision, au cas par cas. 7. À partir de quand Ces conditions s’appliquent dès ta première séance. Tu les acceptes en réservant.
Comment l’adapter
- Le délai : 12, 24 ou 48 heures. Plus il est long, plus tu protèges ton créneau, mais plus tu es strict avec tes clients.
- Le retard : choisis le nombre de minutes au bout duquel la séance est considérée comme annulée, ou supprime cette phrase.
- La force majeure : garde ta liberté de décider au cas par cas, c’est ce qui évite les conflits avec un bon client.
- Le ton : passe au vouvoiement si tu vouvoies tes clients.
- Le canal : indique par où te prévenir (SMS, messagerie, appel).
Un délai clair se défend mieux s’il est annoncé dès le premier rendez-vous, en même temps que tes tarifs : voir comment fixer tes tarifs de coach sportif.
Et si l’app appliquait la règle pour toi ?
Dans Planicoach, tu choisis ton délai une fois (12, 24, 48 heures ou à tout moment). Quand ton client annule, l’app le prévient avant s’il est trop tard, et la séance est décomptée de son forfait si tu l’as décidé. Le rappel de la veille lui demande de confirmer sa venue. Tout est expliqué dans la page sur le planning de coach sportif.
Questions fréquentes
Quel délai d’annulation choisir : 12, 24 ou 48 heures ?
Choisis selon ton planning. 24 heures est le plus courant. Mets 12 heures si tu peux souvent remplir un créneau libéré, 48 heures si tes séances demandent un trajet ou si ton agenda est plein.
Dois-je décompter une séance annulée tardivement ?
C’est ta décision de coach, mais elle doit être écrite et connue avant la première séance. Beaucoup de coachs décomptent la séance du forfait quand le client prévient trop tard.
Ce texte a-t-il une valeur juridique ?
C’est un modèle à adapter, pas un conseil juridique. Relis-le, adapte-le à ta situation, et fais-le valider par un professionnel du droit si tu as un doute.
Comment faire accepter ces conditions à mes clients ?
Envoie-les avant la première séance (message, email, feuille remise en main propre) et rappelle-les à la prise de rendez-vous. Dans Planicoach, ton délai est enregistré une fois et le client est averti avant d’annuler une séance tardivement.
Et si le client est malade ou a un imprévu ?
Le modèle prévoit un cas de force majeure : tu gardes la décision au cas par cas, ce qui te laisse de la souplesse avec un client fidèle sans fixer de règle trop rigide.
Moins de galère, plus de coaching.
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